DAFTAR ISI
ü Daftar isi (2)
ü Kata pengantar (3)
ü Bab 1.
Latar belakang (4)
ü visi dan misi (6)
ü keuntungan manajemen proyek (7)
ü pengertian proyek (8)
ü isi (9)
ü bab 2. (13)
ü KRITERIA MANAJER PROYEK YANG EFEKTIF (18)
Kata Pengantar
Puji syukur kami panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta karunianya kepada kami sehingga dapat menyelesaikan Tugas Makalah ini.
Makalah ini ditujukan untuk memenuhi tugas mata kuliah manajeman proyek dan resiko. Makalah ini berisi tentang manajeman proyek dan konteks manajemen proyek dan TI.
Kami menyadari makalah yang kami buat ini jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini.
Akhir kata, kami sampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu serta berperan dalam proses penyusunan makalah ini. Semoga makalah yang kami buat ini dapat memberikan manfaat kepada pembaca dalam memahami tentang bagian dari manajemen proyek dan risiko.
Bekasi, 14 November 2011
Penyusun,
BAB 1. Latar belakang
Manajemen proyek merupakan suatu tata cara mengorganisir dan mengelola sumber penghasilan yang penting untuk menyelesaikan proyek dari awal sampai selesainya proyek tersebut. Manajemen proyek dapat diterapkan pada jenis proyek apapun, dan dipakai secara luas untuk dalam menyelesaikan proyek yang besar dan kompleks. Fokus utama manajemen proyek adalah pencapaian semua tujuan akhir proyek dengan segala batasan yang ada, waktu dan dana yang tersedia.
Seiring berkembangnya teknologi informasi, manusia mulai menggunakan komputer dalam melakukan manajemen proyek, untuk membantu otomatisasi dan perhitungan. Peralihan manajemen proyek dengan menggunakan komputer membuat manajemen proyek menjadi lebih cepat, efektif dan efisien. Perkembangan perangkat lunak yang pesat juga mendorong transformasi manajemen proyek yang tradisional menjadi sebuah perangkat lunak manajemen proyek. (universitas Sumatra utara)
Latar belakang atau sejarah dari manajemen proyek, sampai sekarang tidak ditemukan sumber yang pasti mengenai bagaimana asal usul manajemen proyek yang sebenarnya. Namun, bukti terhadap diimplementasikannya ilmu manajemen proyek sudah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dapat dibuktikan dengan adanya piramid raksasa di kota Mesir.
Piramida yang secara umum merupakan sebuah bangunan yang berfungsi sebagai makam raja-raja dan juga sebagai sarana tempat peribadaha, merupakan bukti bisu yang paling menakjubkan dari penerapan ilmu manajemen proyek di masa lalu. Pembangunan piramid yang tidak dilakukan sembarangan membuktikan bahwa desain dari setiap sudut bangunan diperhitungkan dengan sangat teliti. Hampir setiap piramid dibangun dengan memperhitungkan jarak piramid dengan matahari, karena matahari merupakan elemen terpenting bagi kehidupan masyarakat kuno. Pembangunan piramid ini tidak mungkin dapat terlaksana jika tidak ada orang yang melakukan perencanaan, pengorganisasian dan menggerakkan para pekerja serta melakukan pengontrolan dalam pembangunannya.
Sebagai salah satu disiplin ilmu, manajemen proyek merupakan disiplin ilmu yang telah dikembangkan dari beberapa bidang aplikasi seperti konstruksi sipil, teknik dan aktivitas pertahanan berat. Dua tokoh yang dikenal sebagai nenek moyang dalam perkembangan ilmu manajemen proyek adalah Henry Gantt, yang memperkenalkan penggunaan Gantt Chart dalam melakukan perencanaan dan pengontrolan aktifitas proyek, serta Henry Fayol dengan teori “5 fungsi manajemen” yang merupakan pengetahuan dasar terkait manajemen proyek ataupun manajemen program. Karya kedua tokoh tersebut disebut-sebut sebagai cikal bakal tools yang digunakan dalam manajemen proyek modern.
Pada tahun 1950-an, manajemen proyek mulai memasuki era modernisasi. Pada tahun tersebut, beberapa bidang teknik mulai bekerjasama dalam suatu tim. Isu-isu dalam manajemen proyek seperti estimasi, biaya, pengendalian perubahan, penjadwalan, pengelolaan dan pengarahan sumber daya, negosiasi kontrak dan sebagainya, mulai dilakukan oleh arsitek proyek. Namun, Sebelum tahun 1950-an, proyek dikelola secara ad hoc dimana Gantt Chart dan teknik-teknik informal digunakan sebagai dasar dalam melakukan manajemen proyek.
(http://manajemenproyekindonnesia.wordpress.com/2011/03/19/latar-belakang-manajemen-proyek/)
Visi Dan Misi :
Visi Dan Misi Manajemen Proyek adalah suatu tujuan (goal) yang dituju di masa depan. Visi memberi arahan .kemana perjalanan suatu proyek harus dituju. Apa yang diharapkan dari suatu proyek,sumberdaya apa saja yang dibutuhkan, apa saja yang harus dihasilkan, kapan proyek harus selesai, siapa saja yang berkepentingan dalam proyek ini, siapa pengguna akhir proyek. Ini adalah sebagian kecil dari berbagai macam pertanyaan yang harus terjawabdalam pelaksaan suatu proyek.Sebuah proyek tanpa tujuan yang jelas akan menghabiskan banyak waktu, biaya, dantalenta tanpa menghasilkan sesuatu yang bermutu. Sebelum suatu proyek dimulai harusdinyatakan dengan jelas apa hasil yang harus dicapai sehingga suatu proyek dapatdianggap selesai.
Sebuah proyek dapat dinyatakan dimulai (dalam konsep) pada saat telahdiketahui secara pasti dan jelas apa yang akan dihasilkan dari sebuah pelaksaan proyek.Setelah proyek terdefinisi perlu dinyatakan kapan proyek tersebut harus dimulai dankapan selesaiya. Peran seorang manajer proyek adalah temporer, mengingat rentangwaktu proyek yang terbatas. Seorang manajer proyek bertanggung jawab atas tercapainyavisi dan misi proyek, pengembangan aktivitas proyek dan kepemipinan serta pengelolaan sumberdaya selama berlangsungnya proyek
(http://rezafabryan.blogspot.com/2011/11/tugas-1-pengenalan-manajemen-proyek.html)
II.Keuntungan menggunakan formal manajemen proyek.
• Kontrol yang lebih baik di bidang keuangan, fisik, dan SDM
• Meningkatnya relasi dengan customer
• Waktu pembangunan yang lebih singkat
• Biaya yang lebih rendah
• Kualitas lebih tinggi & meningkatnya reliabilitas
• Keuntungan yang lebih besar
• Meningkatnya produktivitas
• Koordinasi yang lebih baik
• Moral pekerja lebih baik
III.Pengertian Proyek
Proyek merupakan sebuah kegiatan pekerjaan yang dilaksanakan atas dasar permintaan dari seorang owner atau pemilik pekerjaan yang ingin mencapai suatu tujuan tertentu dan dilaksanakan oleh pelaksana pekerjaan sesuai dengan keinginan daripada owner atau pemilik proyek dan spesifikasi yang ada. Dalam pelaksanaan proyek pemilik proyek dan pelaksana proyek mempunyai hak yang diterima dan kewajiban yang harus dilaksanakan sesuai dengan jangka waktu yang telah disetujui bersama antar pemilik proyek dan pelaksana proyek.
Proyek dapat berukuran besar dan kecil sehingga waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek bias singkat atau lama. Contoh suatu proyek dalam dunia IT adalah terdapat pertim ahli software/suatu perusahaan software house, mereka ahli dalam hal membuat sebuah aplikasi accounting. Nah mereka mendapat orderan membuat sebuah aplikasi tersebut dari salah satu clientnya dengan sebelumnya ada persetujuan masalah biaya dan aspek lainnya. Hal itu merupakan sebuah proyek.
sumber : http://mugi.or.id/blogs/oke/archive/2008/09/02/manajamen-proyek-sebagai-suatu-pengantar.aspx
Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah penerapan dari pengetahuan, ketrampilan, tools and techniques pada aktivitas-aktivitas proyek supaya persyaratan dan kebutuhan dari proyek terpenuhi. Proses-proses dari manajemen proyek dapat dikelompokkan dalam lima kelompok yaitu : initiating process, planning process, executing process, controlling process dan closing process.
Manajemen Proyek menurut sumber lain:
•Secara tradisional pengertian manajemen adalah meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penempatan orang, pengendalian dan pengarahan.
•Manajemen Proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumberdaya tertentu.
•Manajemen Proyek mempergunakan personil untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek.
sumber : http://blog-indonesia.com/blog-archive-13201-47.html
Jadi, Pengertian manajemen Proyek adalah kegiatan merencanakan,mengendalikan dan mengawasi berbagai sumber daya yang terhimpun dalam suatu wadah(organisasi)yang bersifat sementara.untuk melakukan kegiatan yang telah ditetapkan sebelumnya agar mencapai sasaran dan tujuan dalam jangka waktu yang telah ditentukan.
Ruang lingkup Proyek meliputi:
1. Menentukan waktu proyek dimulai
2. Perencanaan lingkup proyek yang akan dikerjakan
3. Pendefinisian ruang lingkup proyek
4. verifikasi proyek serta kontrol atas perubahan yang mungkin terjadi saat proyek
tersebut dimulai.
Kendala-kendala Manajemen Proyek
· Proyek harus beroperasi dalam lingkungan organisasi yang luas.
· Manajer proyek perlu mengambil pandangan holistik atau sistem proyek dan mengerti bagaimana terletak didalam organisasi besar.
Kerangka Kerja Manajemen Proyek & Area Knowledge Manajemen Proyek
· Kerangka kerja manajemen proyek menyediakan struktur dasar untuk memahami manajemen proyek
· Konteks manajemen proyek menggambarkan lingkungan internal dan eksternal dimana dimana proyek tersebut beroperasi.
· Rangkaian proses manajemen proyek menggambarkan pandangan umum tentang bagaimana proses manajemen proyek dalam pengelolaan proyek tersebut dilaksanakan dan hubungan keterkaitan antaranya.
Area Knowledge Manajemen Proyek:
Pengelolaan Waktu proyek termasuk memperkirakan berapa lama memakan waktu untuk menyelesaikan kerja, membangun jadwal proyek yang dapat diterima, dan menjamin ketepatan waktu penyelesaian proyek tersebut.
Pengelolaan Lingkup proyek termasuk menentukan dan mengelola semua kerja yang diperlukan untuk menyeleesaikan kesuksesan proyek.
Pengelolaan Biaya proyek terdiri dari persiapan dan pengelolaan biaya untuk proyek.
Proyek pengelolaan Resiko termasuk mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon resiko yang terjadi di dalam proyek.
Proyek SDM memperhatikan kegunaan efektif dari orang yang terkait dengan proyek itu.
Project Integration management mempengaruhi dan dipengaruhioleh 8 area pengetahuan lainnya
Alat dan Tehnik Manajemen Proyek
Alat dan tehnik manajemen proyek membantu manajer proyek maupun timnya dari berbagai aspek manejemen proyek.
1. Analisis waktu, bagan Gantt, dan diagram network.
2. Perkiraan biaya
3. Perkiraan ruang lingkup
Hubungan manajemen proyek dengan disiplin ilmu lain
· Sebagian besar pengetahuan yang dibutuhkan untuk mengelola proyek yang unik atau hampir unik untuk manajemen proyek (misalnya: analisis jalur kritis dan struktur kerja rincian). Namun PMBOK tidak tumpang tindih dengan disiplin manajemen yang lain nya.
· Manajemen umum meliputi perencanaan, pengorganisasian, staf, melaksanakan, dan mengendalikan operasi perusahaan berlangsung. Manajemen umum juga termasuk mendukung disiplin ilmu seperti pemrograman computer, hukum, statistic dan teori probabilitas,logistic dan personel. PMBOK ini tumpang tindih manajemen umum di banyak daerah- prilaku organisasi, peramalan keuangan, dan teknik perencanaan.
· Daerah aplikasi adalah kategori proyek yang memeiliki elemen umum yang signifikan dalam proyek tsb namun tidak dibutuhkan hadir dalam semua proyek. Daerah aplikasi didefinisikan dalam hal :
a) Teknis elemen, seperti pengembangan perangkat lunak, farmasi atau teknik kontruksi.
b) Manajemen elemen, seperti kontrak pemerintah atau pengembangan produk baru.
c) Industry kelompok, seperti otomotif, kimia, atau layanan keuangan
Bagan gantt dan diagram network
Profesi Manajemen Proyek
Berbagai kelompok – kelompok tertentu berminat di berbagai bidang seperti engineering, berbagai bidang jasa, maupun kesehatan.
Sertifikasi Manajemen Proyek
PMI telah menyediakan sertifikasi sebagai Project Management Profesional (PMP). Untuk mendapatkan sertifikasi itu seorang PMP harus mempunyai pengalaman proyek yang cukup, dan harus mengikuti test PMP dank ode etik yang telah ada.
Etika dalam Manajemen Proyek
Seorang PMP harus mengikuti kode etik yang ada. Karena kode etik adalah begian penting dari semua manajemen proyek dan seorang PMP harus bertanggung jawab secara professional.
Manajemen Proyek Software
Enterprise Proyek Manajemen software mengintegrasikan informasi dari beberapa proyek untuk memperlihatkan status proyek-proyek yang telah disetujui, aktif, dan akan datang dalam seluruh organisasi Juga menyediakan link pada informasi yang lebih detail mengenai suatu proyek tertentu.
Sumber : http://sugi-arty.blogspot.com/2011/09/review-bab-1-dan-bab-2.html
Information Technology Project Management, 5th Edition”, by Kathy Schwalbe, Thompson Course Technology, Boston – Massachusetts, 2007, Chapter 1 (ibm@ilkom.unud.ac.id)
Bab 2.
1. Gambaran manajemen proyek
Setiap tahapan proyek ditandai dengan penyerahan hasil kerja seperti laporan feasible, laporan persyaratan, layout sistem, arsitektur perancangan, atau bahkan prototype sistem. Penyerahan ini digunakan untuk menentukan apakah proyek dapat dilanjutkan ke tahap berikutnya dan kadang-kadang dapat juga digunakan untuk mendeteksi kesalahan.Tahapan-tahahan ini sering digunakan sebagai milestone. Otorisasi untuk melangkah ke tahap berikutnya dilakukan hanya jika hasil-hasil tahap sebelumnya dicapai saat dievaluasi dan disetujui dengan baik.[10].
Disamping itu, prosedur pendokumentasian dan otorisasi untuk melakukan perubahan harus ditetapkan. Langkah-langkah ini harus dikomunikasikan antara manajer proyek dan pemakai, dan tim proyek.
Suatu siklus hidup proyek merupakan kumpulan tahapan-tahapan yang menetapkan awal dan akhir suatu proyek. Ini termasuk aktivitas transisi dari satu tahapan ke tahapan berikutnya, dan berhubungan dengan aktivitas pemeliharaan pada akhir tahap pengembangan (lihat gambar 2).
Gambar 2 : Siklus Hidup Proyek [7]
2. Pemahaman mengenai Organisasi dan struktur dasar organisasi serta pengaruhnya pada proyek.
· Frame Struktual : Berfokus pada peran dan tanggung jawab, koordinasi dan kontrol. Grafik organisasi membantu mendefinisikan frame ini.
· Frame sumber daya manusia : Fokus pada penyediaan harmoni antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan masyarakat.
· Frame politik : Menganggap organisasi koalisi terdiri dari individu bervariasi dan kelompok kepentingan. Konflik dan kekuasaan merupakan masalah utama.
· Frame simbolik : Berfokus pada simbol dan makna yang berkaitan dengan peristiwa. Kebudayaan adalah penting.
3. Komitmen stakeholder dan top manajemen dalam proyek IT.
· Stakeholder proyek adalah orang-orang yang terlibat atau terpengaruh oleh kegiatan proyek.
· Para manajer proyek harus mengambil waktu untuk mengidentifikasi, memahami, dan mengelola hubungan dengan semua stakeholder proyek.
· Menggunakan empat frame organisasi dapat membantu memenuhi kebutuhan stakeholder dan harapan.
· Senior eksekutif stakeholder sangat penting.
· Beberapa studi menyebutkan komitmen manajemen puncak sebagai salah satu faktor kunci yang terkait dengan proyek sukses.
4. Phase dan siklus hidup proyek
- Siklus hidup proyek adalah kumpulan dari tahapan proyek
- Tahap proyek bervariasi oleh proyek atau industri, tetapi beberapa tahapan umum adalah konsep, pengembangan, pelaksanaan & dukungan.
5. Siklus hidup produk
· Produk juga memiliki siklus hidup
· Pengembangan Sistem Life Cycle (SDLC) adalah suatu kerangka kerja untuk menggambarkan fase yang terlibat dalam mengembangkan dan memelihara sistem informasi.
· Tahap SDLC meliputi perencanaan, analisis, desain, implementasi, dan dukungan.
ü Contoh Model SDLC
- Model air terjun
- Spiral model
- Incremental release model
- RAD model
- Prototyping model
Kontaks Manajemen Proyek dan TI
Teknologi Informasi (TI) sudah menjadi spektrum dalam kegiatan bisnis dunia. Investasi untuk pengembangan teknologi informasi merupakan sebuah fenomena yang diyakini para pelaku bisnis akan menambah nilai bisnis mereka. Fenomena ini mendorong meningkatnya permintaan terhadap pekerjaan-pekerjaan dibidang TI.
Perkembangan di bidang TI pun menjadi tuntutan untuk memenuhi kebutuhan pasar. Pendidikan bidang TI dengan berbagai jenjang pendidikan semakin banyak, produsen TI baik hardware maupun software semakin inovatif dalam mengembangankan produk-produknya.
Pekerjaan bidang TI memiliki karakteristik khusus dibandingkan dengan pekerjaan non-TI. Hal ini karena karakteristik TI yang tidak bisa dipisahkan antara aktivitas organisasi secara menyeluruh. TI dikembangkan harus bersinergi dengan seluruh aktivitas bisnis secara keseluruhan.
Dengan semakin banyaknya pekerjaan-pekerjaan bidang TI dan karakteristik TI itu sendiri akan menciptakan adanya proyek-proyek secara khusus menangani pekerjaan-pekerjaan pembangunan dan pengembangan TI. Sehingga diperlukan bidang kajian khusus yaitu pengelolaan (manajemen) proyek teknologi informasi.
6. Fungsi kerja manajemen proyek
· Menentukan lingkup proyek
· Mengidentifikasi stakeholder, pengambil keputusan, dan prosedur eskalasi
· Kembangkan daftar tugas rinci
· Perkiraan waktu yang diperlukan
· Mengembangkan diagram alur manajemen proyek awal
· Laporan status proyek
· Mengelola perubahan proses kontrol
· Evaluasi proyek yang diperlukan
7. Keahlian yang disarankan bagi manajer proyek
· Keterampilan komunikasi : mendengarkan, membujuk
· Keahlian organisasi : perencanaan, penetapan tujuan, menganalisis
· Keterampilan team building : empati, motivasi, esprit de corps
· Keterampilan kepemimpinan : misalnya set, energik, visi (gambaran besar), delegasi, positif
· Keterampilan mengatasi : fleksibilitas, kreativitas, kesabaran, ketekunan
· Keterampilan teknologi : pengalaman, pengetahuan proyek.
KRITERIA MANAJER PROYEK YANG EFEKTIF
Nobody’s Perfect, kata ini memang menunjukkan sebuah realitas. Bagaimanapun tuntutan kesempurnaan kerja seorang manajer proyek yang efektif tidak dapat seratus persen terwujud. Akan tetapi ada beberapa criteria dan usaha pendekatan ke arah sana. Grey&Larson (2006) mendeskripsikan beberapa indicator, ciri dan kualitas seorang manajer proyek yang efektif. Beberapa kontradiksi yang dihadapkan oleh manajer proyek antara lain:
a. Inovasi dan Menjaga Stabilitas
b. Menetapkan gambaran dan terlibat langsung di lapangan
c. Mendorong individu tetapi juga menekan tim
d. Campur tangan atau tidak
e. Fleksibel tapi ketat
f. Loyalitas tim dan loyalitas organisasi
Kontradiksi ini memerlukan kecakapan khusus bagi manajer proyek untuk mengambil posisi mereka dan menempatkan keputusan sesuai dengan keadaan. Terpaku pada suatu prinsip yang ketat tidak akan menyelesaikan masalah, karena manajer proyek tidak bekerja sendiri. Dalam buku yang sama Grey&Larson (2006) juga menggambarkan ciri-ciri dari seorang manajer proyek yang efektif. Diantaranya adalah:
a. Pemikir Sistem, kemampuan dalam berpikir untuk mengelola interaksi antar komponen dan sumber daya proyek yang berbeda-beda, karena tidak bisa dikatakan efektif apabila penyelesaian masalah hanya secara parsial. Hal ini akan mempersulit sang manajer untuk mengambil keputusan.
b. Integritas Pribadi, membangun dan meningkatkan kemampuan diri menjadi sangat penting dilakukan terlebih dahulu sebelum meningkatkan kemampuan anggota tim.
c. Proaktif, bedakan dengan reaktif. Para manajer proyek dituntut tidak hanya akan melihat peristiwa yang telah terjadi (reaktif), akan tetapi juga selalu meneropong masa depan dan berjuang keras menemukan masa depan proyek (Kartajaya, 2003)
d. Toleransi yang tinggi terhadap Stress, mengingat proyek merupakan hal yang rumit dan kompleks, pasti akan menimbulkan tekanan terhadap orang yang bebankan tanggungjawab kepadanya. Manajer proyek harus mampu mengelola kondisi psikologis mereka agar dapat bertahan dalam tekanan.
e. Perspektif Bisnis Umum, seorang manajer proyek harus memahami dasar-dasar bisnis dari disiplin teknis yang berbeda-beda sebagai kerja antar fungsional.
f. Komunikator yang baik, telah dijelaskan sebelumnya.
g. Manajemen waktu yang efektif, telah dijelaskan sebelumnya.
h. Politikus Mahir, strategi dalam menghadapi banyak orang dan mendapatkan dukungan dari semua pihak merupakan cirri penting manajer proyek yang sukses.
i. Optimis, Slater (1999) dalam bukunya Saving Big Blue mengatakan “Anda dalam kesulitan Besar jika Menganggap anda Sudah Selesai”. Maksud dari kata-kata ini ialah, masalah-masalah yang sudah diselesaikan tidak bisa kita lepas begitu saja, karena pada nantinya kan bermunculan masalah-masalah baru di dalam pelaksanaan proyek. Kepercayaan diri terhadap proyek, mampu membuat seorang manajer proyek melakukan inovasi dan mengubah strategi proyek ke arah yang lebih baik tanpa meninggalkan perencanaan yang telah ditetapkan.
Effective project manager
.Visioner
.Kompeten
.Motivator yang baik
.Mendukung anggota tim
.Membuat ide – ide baru
Ineffective project manager
.Minder
.Motivator yang buruk
.Tidak Kompeten
.Komunikator yang buruk